Politique de dotation du CSARS

1 Introduction

Objectif de la politique

1.1. La politique aide le CSARS à atteindre ses objectifs de gestion des ressources humaines conformément à ses obligations législatives et à ses besoins organisationnels, en l’alignant sur les valeurs énoncées dans son Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation au chapitre de la gestion des ressources humaines.

Portée

1.2 Cette politique s’applique à tous les processus de nomination du CSARS.

Autorisations

1.3 Loi sur le SCRS

1.4 Note du CT en janvier 1985 et modificatif en janvier 1990

1.5 Conditions d’emploi des employés du Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité

1.6 Politique du CSARS en matière de griefs

1.7 Tableau des pouvoirs du CSARS en matière de ressources humaines

Définitions

Qualifications essentielles Il s’agit des qualifications nécessaires pour faire le travail. Les qualifications essentielles doivent être décrites d’après celles qui sont exigées par le poste et de manière à pouvoir être évaluées en toute objectivité. Ces qualifications peuvent comprendre des éléments comme les études, l’expérience, les connaissances, les capacités, les compétences et les qualités personnelles, ainsi que les compétences linguistiques dans l’une ou les deux langues officielles du Canada.

Qualifications constituant un atout Il s’agit de qualifications qui ne sont pas essentielles pour effectuer le travail, mais qui, maintenant ou dans l’avenir, pourraient être utiles à l’organisation ou qui permettraient de rehausser le travail à effectuer. Les qualifications constituant un atout sont souhaitables, mais elles ne sont pas nécessairement obligatoires pour le travail à faire.

Conditions d’emploi Il s’agit des exigences auxquelles un candidat doit satisfaire pour qu’on puisse lui faire une offre d’emploi, en plus des qualifications essentielles et des qualifications constituant un atout. Ces conditions d’emploi peuvent comprendre la capacité d’obtenir une cote de sécurité Top secret ou la disposition à voyager ou encore à faire du temps supplémentaire.

Processus de nomination Il s’agit des mécanismes permettant d’identifier et de sélectionner des personnes en vue de leur nomination au CSARS. Les processus de nomination seront ou bien annoncés ou bien non annoncés, selon le cas, et ils sont définis ci-après.

Un processus annoncé est un processus de sélection au cours duquel tous les candidats admissibles ont l’occasion de se dire intéressés à ce que leur candidature soit envisagée et le candidat jugé le plus qualifié pour le poste d’après une évaluation fondée sur le mérite (déterminé sur la base d’une évaluation en fonction des qualifications essentielles et des qualifications constituant un atout définies pour le poste), est sélectionné en vue de sa nomination. Les processus annoncés font normalement l’objet d’un avis qui donne suffisamment d’information au sujet des qualifications essentielles et des qualifications constituant un atout pour le poste, ce qui permet aux candidats éventuels de décider de présenter ou non une demande en bonne et due forme.

Un processus non annoncé est un processus de sélection qui vise une seule personne. Il est possible d’avoir recours à un processus non annoncé si la direction est d’avis qu’un processus annoncé ne permettrait pas d’identifier un employé plus qualifié pour le poste que l’employé dont la nomination est proposée.

Un processus non annoncé convient aussi pour évaluer un employé en vue de sa nomination après la reclassification de son poste si les fonctions sont analogues à celles du poste d’attache de l’employé.

La zone de sélection décrit qui est admissible à se présenter en vue d’une nomination. La zone de sélection peut être limitée aux employés du CSARS, être ouverte à une partie ou à la totalité de la fonction publique fédérale, ou encore au grand public. La zone de sélection peut être décrite au moyen d’éléments géographiques (région de la capitale nationale, Canada), organisationnels (ministères, organismes, commissions au sein de la fonction publique fédérale) ou de groupes professionnels (p. ex. AS, ES, CS, FI).

2 Responsabilités

2.1 Le gestionnaire des services organisationnels du CSARS, à titre de dirigeant des ressources humaines du CSARS, est chargé de manière générale de la supervision de toutes les questions relatives à la politique de dotation du CSARS.

2.2 Le Tableau des pouvoirs du CSARS en matière de ressources humaines indique la structure de délégation au CSARS dans le cas des agents qui ont reçu un pouvoir délégué en matière de ressources humaines et financières pour permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs.

3 Application de la politique

La politique de dotation du CSARS est décrite en fonction des trois étapes du processus de dotation. Ces étapes sont la pré-sélection, la sélection et la post-sélection. Chaque étape du processus doit être vérifiée avec la liste de contrôle du processus de dotation du CSARS.

3.1 Présélection

L’étape de la pré-sélection comprend la préparation d’un énoncé des qualifications et de toutes les qualifications constituant un atout pour le poste et la définition d’une zone de sélection.

Énoncé des qualifications

Avant de lancer un processus annoncé ou non annoncé, le gestionnaire recruteur, en consultation avec le gestionnaire des services organisationnels, préparera un énoncé des qualifications essentielles et de celles qui constituent un atout, qui servira à évaluer les candidats. L’énoncé des qualifications contiendra toutes les exigences fondamentales contenues dans les normes professionnelles du Conseil du Trésor (p. ex. le diplôme universitaire et les attestations professionnelles exigées). Tous les énoncés de qualifications seront établis en fonction des exigences du poste à combler et, au besoin, des besoins organisationnels du CSARS.

Zone de sélection

Avant de déterminer la zone de sélection, la direction du CSARS déterminera si un processus de nomination éventuel influerait sur des engagements pris à l’égard du perfectionnement professionnel ou de la planification de la relève.

Le CSARS examinera ses besoins opérationnels et fonctionnels pour déterminer la zone de sélection. S’il existe des candidats qualifiés au CSARS, la direction pourrait limiter le processus aux employés du CSARS. La zone de sélection pour les processus de nomination annoncés s’étendra normalement aux employés de la fonction publique fédérale, de l’extérieur du CSARS, à l’intérieur de la région de la capitale nationale.

Avant de proposer une nomination suivant un processus non annoncé, la direction doit déterminer de manière éclairée que la personne proposée pour la nomination est celle qui est la plus qualifiée d’après l’évaluation des qualifications essentielles et des qualifications constituant un atout pour le poste. La direction avisera alors tous les employés du CSARS de son intention de procéder à une nomination de cette manière, ce qui donnera aux employés intéressés l’occasion de discuter de cette décision de manière plus approfondie.

3.2 Sélection

L’étape de la sélection comprend le préavis, la détermination et l’application des méthodes d’évaluation et la sélection des membres du jury.

Préavis

Pour que toutes les personnes admissibles aient raisonnablement l’occasion de se montrer intéressées à une nomination éventuelle, le préavis minimum dans le cas des processus annoncés est de cinq jours ouvrables. La direction veillera à ce que toutes les personnes pouvant être intéressées reçoivent un préavis suffisant.

Méthodes d’évaluation

La direction doit définir les outils d’évaluation à utiliser pour évaluer les candidats en fonction de l’énoncé des qualifications. Il peut s’agit d’entrevues, d’exercices de simulation (comme des jeux de rôle), du curriculum vitae, des travaux antérieurs, du rendement actuel ou antérieur, d’épreuves écrites, de vérifications des références ou d’autres moyens objectifs de déterminer les qualifications d’un candidat. Aucune méthode d’évaluation ne doit empêcher qui que ce soit d’avoir un accès équitable aux postes du CSARS et l’évaluation doit permettre de classer objectivement, de manière transparente les qualifications des candidats.

Si les divers éléments sont visés par une pondération différente, un guide de cotation indiquant la valeur relative donnée à chaque élément de l’énoncé des qualifications sera préparé. En vue de l’évaluation, des questions prédéterminées et une indication des bonnes réponses sont préparées.

Le jury choisit la ou les personnes qui répondent le mieux aux exigences du poste. Les qualifications constituant un atout peuvent servir à déterminer le candidat qui convient le mieux au poste (c.-à-d. qui satisfait à toutes les qualifications essentielles).

Évaluation des membres du jury

Le CSARS veille à ce que les facteurs suivants soient respectés pour constituer les jurys :

• Intégrité : les membres du jury doivent pouvoir évaluer tous les candidats de manière équitable, objective et indépendante;
• Compétence : chacun des membres du jury doit connaître suffisamment le poste à combler pour s’acquitter efficacement de son rôle;
• Langue : les membres du jury doivent pouvoir communiquer efficacement dans la langue officielle choisie par le candidat.

3.3 Post-sélection

L’étape postérieure à la sélection comprend la diffusion des résultats, les recours, la documentation et la nomination.

Avis concernant les résultats

Tous les candidats reçoivent un avis écrit les informant des résultats du processus de nomination. L’avis doit indiquer le nom du ou des candidats choisis et les recours possibles des candidats rejetés suivant le mécanisme prévu dans la Politique du CSARS en matière de griefs.

Recours

Le premier recours et le plus efficace dont disposent les candidats participant à un processus de nomination est la rétroaction informelle donnée continuellement par la direction au sujet du déroulement du processus et du résultat de la participation de chaque candidat. La direction doit veiller lorsqu’elle donne de la rétroaction aux candidats de ne parler que de ce qui concerne respectivement chaque candidat.

Le recours officiel à la disposition des candidats qui sont des employés du CSARS et qui ne sont pas satisfaits de l’évaluation de leurs qualifications est le dépôt d’un grief auprès du CSARS. La direction peut indiquer la période pendant laquelle le recours peut être exercé dans l’avis donnant les résultats, soit 5 jours ouvrables plutôt que les 35 jours qui s’appliquent normalement aux griefs.

Même s’il n’existe aucun recours officiel pour les employés ne faisant pas partie du CSARS qui se présentent à des processus de nomination annoncés dans la politique du CSARS en matière de griefs, tous les candidats – de l’intérieur ou de l’extérieur du CSARS – seront invités par écrit dans l’énoncé des qualifications à poser leurs questions éventuelles à tout moment pendant le processus de nomination au gestionnaire des services organisationnels du CSARS, qui leur donnera une rétroaction informelle ou officielle. Les coordonnées du gestionnaire des services organisationnels seront incluses dans l’avis.

Documentation et surveillance

Le dossier de la nomination doit être suffisamment documenté et à jour pour permettre à un tiers de comprendre comment il s’est déroulé et comment le jury en est venu à ses conclusions au sujet du mérite relatif de chacun des candidats. Dans le cas des nominations faisant suite à un processus non annoncé, la documentation doit contenir la raison du choix du processus et indiquer en quoi la personne nommée satisfait les qualifications essentielles et possède éventuellement des qualifications constituant un atout pour le poste. Dans tous les cas, la liste de vérification du processus de dotation sera entièrement exécutée et certifiée complète par le gestionnaire principal des services organisationnels avant la clôture du dossier de dotation.

Nomination

Une fois que la période officielle de recours est terminée, une lettre d’offre est envoyée au candidat sélectionné. La lettre d’offre doit indiquer toutes les conditions d’emploi applicables et le taux de rémunération au moment de la nomination (dans le cas de la nomination de personnes de l’extérieur de la fonction publique) ou la réglementation qui servira à déterminer le taux de rémunération (dans le cas des nominations à l’intérieur de la fonction publique), ainsi que toute autre information pertinente (c.-à-d. offre conditionnelle en attendant la confirmation de l’autorisation de sécurité).