Audit des contrôles de base du Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité

Mars 2016

Bureau du contrôleur général

Pourquoi est-ce important

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. Conformément à leur rôle d’administrateurs des comptes, ils sont tenus de s’assurer que les ressources sont organisées de manière à atteindre les objectifs de leur ministère ou organisme, en conformité avec les politiques et les procédures gouvernementales en vigueur.

L’audit des contrôles de base fournit aux administrateurs généraux l’assurance que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces sur le plan organisationnel. Ainsi, les audits des contrôles de base permettent aux administrateurs généraux de connaître le niveau de conformité de leur organisation par rapport aux exigences imposées par certaines lois, politiques et directives financières.

À propos du Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité

Le Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité (CSARS) a été constitué en 1984 à titre d’organisme indépendant d’examen externe qui fait rapport au Parlement sur le rendement du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS).

Le Parlement a accordé au SCRS certains pouvoirs en vue d’accroître la sécurité des Canadiennes et des Canadiens en menant des enquêtes à l’égard des menaces pour la sécurité nationale. Le CSARS s’assure que ces pouvoirs sont exercés de façon judicieuse et dans le respect de la loi, afin de protéger les droits et les libertés des Canadiens. À cette fin, il examine les opérations du SCRS et enquête sur les plaintes.

Selon son rapport ministériel sur le rendement de 2013-2014, le CSARS a engagé des dépenses d’environ 2,78 millions de dollars, et ses ressources humaines totalisaient 16 équivalents temps plein au cours de l’exercice 2013-2014.

Objectif et portée de l’audit des contrôles de base

L’objectif de l’audit était de vérifier que les contrôles de base en matière de gestion financière^{Note de bas de page 1} au CSARS garantissent l’observation des exigences clés énoncées dans certaines lois, politiques et directives financières.

L’audit a porté sur des opérations financières, des dossiers et des processus du CSARS. Les opérations examinées ont été sélectionnées entre le 1^er avril 2014 et le 28 février 2015. Aux fins de l’audit, un échantillon d’opérations a été examiné pour chacune des politiques et directives sélectionnées. On trouvera à l’annexe A la liste complète des politiques et directives entrant dans la portée de l’audit ainsi que le degré de conformité d’ensemble à l’égard des aspects vérifiés.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d’audit a été réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, étayées par les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Anthea English, CPA, CA
Contrôleur général adjoint
Secteur de la vérification interne
Bureau du contrôleur général du Canada

Constatations et conclusions de l’audit

Les contrôles de base en matière de gestion financière dans le contexte des opérations du CSARS examinées, ont permis une pleine conformité aux exigences clés énoncées dans l’une des dix politiques et directives prises en compte^{Note de bas de page 2}, y compris les lois connexes. Le CSARS ne se conformait pas entièrement aux exigences clés énoncées dans les neuf autres politiques et directives vérifiées.

Des lacunes ont été constatées dans les domaines de la documentation, de l’approbation et du caractère opportun.

Documentation

Des lacunes ont été constatées au chapitre de la structure de gouvernance de la gestion financière, car il n’y avait pas de budget signé ni de document démontrant que l’on avait tenu compte des risques lors de l’établissement du budget. Des lacunes ont également été observées au chapitre de la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, car les cartes de signature ne concordaient pas toujours avec la Charte de délégation des pouvoirs de signature en matière financière. De plus, concernant les cartes d’achat, la documentation relative aux limites de crédit initiales et à l’attestation des détenteurs de carte à l’égard de leurs responsabilités ne figurait pas dans les dossiers. Pour ce qui est de la passation de marchés, la documentation à l’appui du mode de passation de marchés retenu (marché concurrentiel ou non concurrentiel) ne figurait pas au dossier. Également, les modifications des marchés n’étaient pas toujours justifiées. Dans le cas des employés quittant l’organisation, les dossiers ne contenaient pas la documentation établissant que tout le matériel avait été récupéré.

En ce qui a trait aux voyages en service commandé, il y avait des cas où la documentation justifiant les remboursements était absente et où le dépassement des limites prévues ou les modifications d’itinéraires n’étaient pas justifiés. Quant aux activités d’accueil, les dossiers ne contenaient pas de documents démontrant que l’on avait opté pour la solution la plus économique afin d’éviter d’engager des dépenses d’accueil ou d’en réduire le montant. En outre, l’engagement des dépenses et la vérification des comptes n’étaient pas toujours appuyés par des documents complets.

Approbation

Des lacunes ont été observées, où une personne a approuvé des marchés et des modifications alors qu’elle n’était pas dûment autorisée à le faire. Certaines personnes n’avaient pas suivi la formation requise ou n’avaient pas fait revalider leurs pouvoirs de signer des documents financiers. En ce qui concerne les dépenses de voyage, les limites de remboursement applicables n’ont pas toujours été respectées. La Charte de délégation des pouvoirs de signature en matière financière ne reflétait pas les modifications apportées en août 2013 à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements en ce qui concerne l’approbation des voyages.

Caractère opportun

Les marchés et les modifications aux marchés n’ont pas tous été approuvés avant la réception des biens ou des services. Les approbations préalables n’étaient pas toujours obtenues avant l’engagement des dépenses ou la réalisation en temps opportun ne pouvait être déterminée, et les engagements n’étaient pas toujours établis avant les dépenses. De même, dans certains cas, la vérification des comptes n’avait pas été exécutée en temps opportun ou il était impossible de déterminer si elle avait été réalisée en temps opportun.

Recommandations

Le président du Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité devrait veiller à ce que :

1. La Charte de délégation des pouvoirs de signature en matière financière est à jour et rend compte des modifications apportées à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor en ce qui concerne l’approbation des voyages.
   
   
2. Toutes les cartes de signature comportent une date d’entrée en vigueur et correspondent aux pouvoirs délégués tels qu’ils sont indiqués dans la Charte de délégation des pouvoirs de signature en matière financière du CSARS.
   
   
3. Tous les employés auxquels des pouvoirs sont délégués suivent la formation obligatoire avant d’exercer leurs pouvoirs délégués, et que ces employés valident à nouveau, le moment venu, qu’ils possèdent les connaissances requises afin de maintenir en vigueur leurs pouvoirs délégués.
   
   
4. Le budget est signé par le dirigeant principal des finances et est approuvé par le président au début de l’exercice, et qu’il existe une preuve documentaire démontrant que les risques ont été pris en compte lors de l’établissement du budget.
   
   
5. Une documentation appropriée est versée aux dossiers à l’égard des cartes d’achat afin de justifier leur émission, leur approbation, leur modification et les conditions de leur utilisation, de pair avec l’attestation par le détenteur de la carte du fait qu’il a pris connaissance de ses responsabilités.
   
   
6. Les processus opérationnels en vigueur sont améliorés et sont exécutés de façon uniforme, en conformité avec la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et les dossiers contiennent la documentation requise.
   
   
7. Les processus opérationnels en vigueur sont améliorés et sont exécutés de façon uniforme, en conformité avec la Directive sur les voyages, et les dossiers contiennent la documentation requise.
   
   
8. On verse aux dossiers des documents démontrant que l’on a cherché le moyen le plus économique et le plus adéquat d’exécuter les activités à l’appui des opérations du gouvernement.
   
   
9. Les formulaires de départ des employés sont dûment remplis et sont conservés dans les dossiers.
   
   
10. Les dépenses (approbations préalables et engagements) sont documentées et datées comme il se doit avant d’être engagées.
    
    
11. La vérification des comptes est exécutée en temps opportun par une personne dûment autorisée, est correctement datée et est étayée par une documentation complète (preuve d’exécution).

Réponse de la direction

La direction a accepté les constatations de l’audit et a élaboré un plan d’action pour donner suite aux recommandations. Le plan d’action de la direction sera intégralement mis en œuvre d’ici janvier 2016.

Des discussions ont eu lieu avec le président du CSARS et le Comité de vérification des petits ministères au sujet des résultats de l’audit et du plan d’action de la direction. Le Bureau du contrôleur général du Canada assurera le suivi de la mise en œuvre du plan d’action de la direction.

Annexe A – Politiques et directives prises en compte